19.2.2 Verfahren Kostenersatz für an Flüchtlinge ausbezahlte Leistungen (Quartalsabrechnungen)
Der Kanton vergütet den Gemeinden die vollen Sozialhilfekosten, welche diese an Flüchtlinge leisten, solange der Kanton seinerseits Kostenersatz vom Bund erhält (vgl. Kapitel 19.2 Kostenersatz für anerkannte und vorläufig aufgenommene Flüchtlinge). Die Gemeinden stellen dem Kanton quartalsweise innert drei Monaten nach Quartalsende Rechnung (§ 34 Abs. 2 SPV(öffnet in einem neuen Fenster)). Es handelt sich bei dieser Frist um eine Verwirkungsfrist (§ 51 Abs. 5 SPG(öffnet in einem neuen Fenster)). Das heisst, dass mit Ablauf dieser Frist das Recht auf Kostenersatz untergeht. In Fällen, in denen der Anspruch auf Kostenersatz noch nicht feststeht, beginnt die Verwirkungsfrist erst mit Vorliegen eines vollstreckbaren Entscheids zu laufen. Dies gilt insbesondere bei ungeklärtem aufenthaltsrechtlichem Status der betroffenen Person (§ 34 Abs. 2bis SPV(öffnet in einem neuen Fenster)).
Im Rahmen der Quartalsabrechnungen listen die Gemeinden Ausgaben und Einnahmen detailliert und periodengerecht auf. Der KSD stellt dazu den Gemeinden ein Formular zur Verfügung (vgl. Handbuch Soziales Formulare für Gemeinden). Auch in Bezug auf die Quartalsabrechnungen sind die allgemeinen Verbuchungsgrundsätze zu beachten (vgl. Kapitel 6.2 Verbuchungsgrundsätze in der Unterstützungseinheit). Insbesondere Einnahmen sind demnach personengenau zu verbuchen. Müssen innerhalb der Unterstützungseinheit Überschüsse umgebucht werden, sind diese Umbuchungen spätestens auf jedes Quartalsende vorzunehmen.
Massgebend für die Zuordnung von erbrachten Leistungen zu einem Quartal ist deren Fälligkeit (§ 34 Abs. 2 SPV)(öffnet in einem neuen Fenster). Der Begriff der Fälligkeit bedeutet, dass der Gläubiger die Leistungen fordern kann und der Schuldner erfüllen muss. Der Zeitpunkt der Fälligkeit wird in erster Linie durch die von den Parteien getroffene Vereinbarung bestimmt. Wenn eine solche fehlt, gilt die Vermutung der sofortigen Fälligkeit im Zeitpunkt des Vertragsschlusses (BGE 129 III 535 E. 3.2.1(öffnet in einem neuen Fenster)). Bei einer Rechnung mit einer Zahlungsfrist von 30 Tagen bedeutet dies konkret, dass die Fälligkeit am 30. Tag ab Rechnungsdatum eintritt. Ist keine Zahlungsfrist angegeben, ist die Leistung am Rechnungsdatum fällig. Dies betrifft insbesondere folgende Leistungen:
- krankheits- und behinderungsbedingte Auslagen,
- Integrationszulagen (IZU),
- Integrationsmassnahmen,
- spezielle Erwerbsunkosten (bspw. bei Anschaffungen),
- Kosten für Schule und Erstausbildung,
- Arztkosten / Zahnarztkosten/ Selbstbehalte / Franchisen,
- weitere SIL.
In den Fällen, in denen eine sozialhilfebeziehende Person eine Rechnung erst nach Eintritt der Fälligkeit bei der Gemeinde einreicht, ist das Zahlungsdatum der Gemeinde massgebend für die Zuordnung der erbrachten Leistung zu einem Quartal (§ 34 Abs. 2ter SPV)(öffnet in einem neuen Fenster). Mit dieser Ausnahme wird sichergestellt, dass die Gemeinden trotz Verwirkungsfrist den Kostenersatz geltend machen können, wenn sie im Einzelfall keine Kenntnis von einer Rechnung hatten. Diese Ausnahme gilt nicht ohne Weiteres für wiederkehrende Leistungen, von denen die Gemeinde auch ohne Vorliegen einer Rechnung grundsätzlich Kenntnis hatte.
Leistungen von Dritten und Rückerstattungen, welche in Zeitidentität bis zum Kostenersatzende nachträglich ausgerichtet werden, sind dem Kantonalen Sozialdienst mittels Abrechnungsformular zurückzuerstatten. Um solche Leistungen handelt es sich primär bei Rückerstattungen (§§ 20 ff. SPG(öffnet in einem neuen Fenster)), Rückzahlungen (§§ 3 und 12 SPG(öffnet in einem neuen Fenster)), Verwandten- oder Unterhaltszahlungen (§ 7 SPG(öffnet in einem neuen Fenster)), Leistungen von Sozialversicherungen oder Kostenersatzleistungen des Kantons (§ 51 Abs. 1 lit. b – d SPG (öffnet in einem neuen Fenster)und § 34 SPV(öffnet in einem neuen Fenster)). Entscheidend für die Anrechnung der Einnahmen ist nicht der Zeitpunkt deren Eingangs, sondern welche Leistungen diese Einnahmen betreffen. Sämtliche Einnahmen sind personengenau zu verbuchen. Erfolgt beispielsweise eine Rückzahlung für Leistungen des vorangegangenen Jahres, so wird diese Zahlung als Einnahme für das ebenfalls vorangegangene Jahr angerechnet und nicht für das aktuelle Kalenderjahr.
Die Gemeinden werden gebeten, folgende Vorgaben bei der Einreichung zu berücksichtigen:
- Die Einreichung der Quartalsabrechnungen erfolgt in der Regel per E-Mail.
- Die Einreichung per E-Mail erfolgt ausschliesslich an die allgemeine E-Mail-Adresse für den jeweiligen Bezirk (vgl. Kontaktseite Öffentliche Sozialhilfe).
- Für jede Klientin und jeden Klienten respektive für jede Unterstützungseinheit ist eine separate E-Mail mit den Unterlagen nur zu den betreffenden Personen einzureichen.
- Pro Abrechnung ist ein PDF mit den geforderten Unterlagen (vgl. Kapitel 19.2.2.1 Einzureichende Unterlagen) zu erstellen.
- Grundsätzlich ist für jede Abrechnung einzeln eine E-Mail zu generieren. Entstehen pro Unterstützungseinheit und Quartal mehrere Abrechnungen, werden alle Abrechnungen in einer E-Mail zusammengefasst. Sollte es einzelnen Gemeinden aus technischen Gründen absolut nicht möglich sein, die Abrechnungen einzeln einzureichen, dürfen die Abrechnungen von unterschiedlichen Einzelpersonen beziehungsweise Unterstützungseinheiten nicht in einem PDF zusammengezogen werden, sondern müssen als einzelne Anhänge mitgesendet werden.
19.2.2.1 Einzureichende Unterlagen
Während der Dauer des Kostenersatzes sind dem Kantonalen Sozialdienst folgende Unterlagen fortlaufend einzureichen:
| Gesuch um materielle Hilfe | Das Gesuch um materielle Hilfe muss nicht eingereicht werden. Es reicht aus, wenn das Gesuch in den Akten der Gemeinde vorhanden ist und diese es auf Nachfrage hin herausgeben kann. |
| Erstverfügung betreffend das Gesuch der materiellen Hilfe | Die Erstverfügung beziehungsweise der Protokollauszug des Gemeinderates ist umgehend einzureichen. Liegt die Erstverfügung nicht vor, können die Quartalsabrechnungen nicht überprüft werden. |
| Sozialhilfebudget | Das Sozialhilfebudget ist den Quartalsabrechnungen zwingend beizulegen, sonst können die Quartalsabrechnungen nicht überprüft werden. |
| Kontoauszug aus der Sozialhilfebuchhaltung | Mit jeder Quartalsabrechnung ist der aktuelle Kontoauszug aus der individuellen Sozialhilfebuchhaltung mit allen im abzurechnenden Quartal erfolgten Kontobewegungen einzureichen. |
| Verfügungen / Protokollauszüge | Sofern es zu weiteren Verfügungen im laufenden Sozialhilfeverfahren kommt, sind diese beziehungsweise die Protokollauszüge dem Kantonalen Sozialdienst zuzustellen. Falls keine Protokollauszüge vorhanden sind, sind dem Kantonalen Sozialdienst die detaillierten Abrechnungen, Aktennotizen oder weitere sachdienlichen Dokumente zuzustellen. |
| Weitere Ereignisse, die dem Kantonalen Sozialdienst schriftlich zu melden sind | - Sozialhilfebudgets, wenn es zu Änderungen oder zu Neubeurteilungen gekommen ist. - Kostengutsprachen beispielsweise für Zahnbehandlungen, Familienbetreuung etc. - Geburten: sobald vorhanden Kopie des Asylgesuchs (Gesuch um Einbezug in Flüchtlingseigenschaft der Eltern) und des Asylentscheids - Kopie Asylentscheid bei Mehrfachgesuch - Arbeitsaufnahmen beziehungsweise Arbeitsverluste - Adresswechsel innerhalb der Wohngemeinde sowie Umzüge in andere Gemeinden und andere Kantone - Änderungen der Miet- oder Nebenkosten - Wegzüge oder Zuzüge von Personen aus dem / in den unterstützten Haushalt - Informationen und Belege zu Integrationsmassnahmen: Um was für eine Integrationsmassnahme handelt es sich? Dauer der Integrationsmassnahme? Kosten für die Integrationsmassnahme? - Einstellung der Sozialhilfe aufgrund Wegzugs aus der Gemeinde oder wirtschaftlicher Selbstständigkeit - Trennungen und Scheidungen |
19.2.2.2 Separate Quartalsabrechnungen für Kinder und bei Eintritt des Kostenersatzendes
Grundsätzlich steht es den Gemeinden frei, die an mehrere Personen der gleichen Unterstützungseinheit ausgerichteten Leistungen auf einer Quartalsabrechnung zusammenzufassen.
Für Kinder innerhalb der Unterstützungseinheit ist in Ausnahme zu diesem Grundsatz in jedem Fall eine separate Abrechnung getrennt von den Eltern zu erstellen. Gemäss § 20 Abs. 4 lit. a SPV(öffnet in einem neuen Fenster) sind Leistungen an minderjährige Kinder nicht rückerstattungspflichtig. Es ist deshalb für Kinder in der Unterstützungseinheit eine separate Buchhaltung zu führen und folglich eine separate Quartalsabrechnung auszufüllen. Es ist möglich, mehrere Kinder der gleichen Unterstützungseinheit auf einer Quartalsabrechnung zusammenzufassen.
Falls die Kostenersatzenden der Mitglieder einer Unterstützungseinheit (bspw. Ehefrau und Ehemann) auf verschiedene Daten fallen, sind die Sozialhilfebudgets für jene Personen mit abgelaufenem Kostenersatz separat zu führen. Für das Quartal, in welches ein Kostenersatzende fällt, sind demnach mehrere Quartalsabrechnungen zu erstellen (vgl. Kapitel 19.2 Kostenersatz für anerkannte und vorläufig aufgenommene Flüchtlinge und Kapitel 19.2.1 Geburten von Kindern von Eltern mit Flüchtlingseigenschaft (Einbezug Flüchtlingseigenschaft)).
Beispiel: Tritt das Kostenersatzende beim Ehemann am 13. Februar 2023 ein, wird eine Quartalsabrechnung bis zum 13. Februar 2023 mit beiden Eheleuten erstellt sowie eine Quartalsabrechnung ab dem 14. Februar 2023 bis 31. März 2023 nur für die Ehefrau. Für die Kinder des Ehepaars wird eine separate Quartalsabrechnung für das ganze Quartal eingereicht.
Sind innerhalb der Unterstützungseinheit separate Buchhaltungen bzw. Quartalsabrechnungen für einzelne Familienmitglieder notwendig, sind zwingend die allgemeinen Verbuchungsgrundsätze zu beachten (vgl. Kapitel 6.2 Verbuchungsgrundsätze in der Unterstützungseinheit) Insbesondere Einnahmen sind demnach personengenau zu verbuchen. Müssen innerhalb der Unterstützungseinheit Überschüsse umgebucht werden, sind diese Umbuchungen spätestens auf jedes Quartalsende zu bereinigen.
19.2.2.3 Krankenkassenprämien
Krankenkassenprämien werden vom Kanton grundsätzlich nicht erstattet, da diese durch die individuelle Prämienverbilligung übernommen werden. Die Geltendmachung von Krankenkassenprämien ist deshalb immer zu begründen. Werden die Prämien ausnahmsweise erstattet, dann maximal in der Höhe der kantonalen Richtprämien (ausser ein Krankenkassenwechsel ist objektiv nicht möglich).
19.2.2.4 Vertrauensärztliche Abklärungen
Ob im Einzelfall eine vertrauensärztliche Abklärung (insbesondere Zweitmeinung) angeordnet wird oder nicht, liegt im Ermessen der fallführenden Gemeinde. Kosten für vertrauensärztliche (auch zahnärztliche) Abklärungen stellen Verwaltungsaufwand und keine Sozialhilfeleistungen dar. Diese Kosten werden daher nicht vom Kostenersatz erfasst und sind auf der Quartalsabrechnung nicht aufzuführen. Der Kostenersatz erfolgt für die eigentlichen Behandlungskosten vorbehältlich der Versicherungsdeckung und sofern diese nicht offensichtlich ungerechtfertigt erscheinen.
19.2.2.5 Integrationsmassnahmen
Eine Finanzierung von Integrationsmassnahmen über die Sozialhilfe kommt nur in Betracht, wenn eine Finanzierung zulasten der Integrationspauschale mittels Kostengutsprache durch das Amt für Migration und Integration (MIKA) nicht möglich ist (vgl. Kapitel 19.3.3 Finanzierung von Integrationsmassnahmen).
Erfolgt die Finanzierung der Massnahme im Rahmen der Sozialhilfe, können die Kosten für die Integrationsmassnahme auf der Quartalsabrechnung berücksichtigt werden. Die Gemeinde hat jeweils zu vermerken, um welche Folgemassnahme es sich handelt:
- Sprachliche Integrationsmassnahme (zum Beispiel Deutschkurs oder MuKi-Kurs)
- Berufliche Integrationsmassnahmen (zum Beispiel Beschäftigungsprogramm, Jobcoaching, Einstufung Social Input, KSB-Schulgeld, Teillohnkosten; jedoch keine Arbeitsintegrationsmassnahmen (vgl. Kapitel 19.3.3 Finanzierung von Integrationsmassnahmen)
- Soziale Integration (zum Beispiel Teilnehmerbeitrag Treffpunkt, Schulstart +, Elternbildung, soziale Integrationsmassnahme)
Der Kanton benötigt zwingend die detaillierten Angaben für die Verrechnung an den Bund.
Situationsbedingte Leistungen im Zusammenhang mit Integrationsmassnahmen sind separat zu erfassen und dürfen nicht zusammen mit den Kosten für die Massnahme verbucht werden (zum Beispiel Verkehrskosten, Kosten für auswärtige Verpflegung (vgl. Kapitel 19.3.3 Finanzierung von Integrationsmassnahmen)).
19.2.2.6 Kosten für Fremdbetreuung von Kindern
Im Rahmen der Quartalsabrechnung können nur die Nettokosten für die Fremdbetreuung geltend gemacht werden. Die Gemeindebeiträge gemäss Gesetz über die familienergänzende Kinderbetreuung (KiBeG(öffnet in einem neuen Fenster)) gehen in Einhaltung des Subsidiaritätsprinzips der Sozialhilfe vor. Aus Transparenzgründen sind auf der Quartalsabrechnung die Bruttokosten sowie die kommunalen Subventionsbeiträge gemäss KiBeG(öffnet in einem neuen Fenster) zu deklarieren. Besucht ein Kind ein Betreuungsangebot zur Förderung seiner eigenen Integration (d.h. kein Fremdbetreuungsbedarf aufgrund von Integrationsmassnahmen oder Erwerbstätigkeit der Eltern gegeben), sind die Nettokosten bei den Integrationsmassnahmen (Kategorie soziale Integrationsmassnahmen, vgl. Kapitel 19.2.2.5 Integrationsmassnahmen) aufzuführen.