19.2.2 Verfahren Kostenersatz für an Flüchtlinge ausbezahlte Leistungen (Quartalsabrechnungen)
Der Kanton vergütet den Gemeinden die vollen Sozialhilfekosten, welche diese an Flüchtlinge leisten, solange der Kanton seinerseits Kostenersatz vom Bund erhält (vgl. Kapitel 19.2 Kostenersatz für anerkannte und vorläufig aufgenommene Flüchtlinge). Die Gemeinden stellen dem Kanton quartalsweise innert drei Monaten nach Quartalsende Rechnung (§ 34 Abs. 2 SPV(öffnet in einem neuen Fenster)). Es handelt sich bei dieser Frist um eine Verwirkungsfrist (§ 51 Abs. 5 SPG(öffnet in einem neuen Fenster)). Das heisst, dass mit Ablauf dieser Frist das Recht auf Kostenersatz untergeht. In Fällen, in denen der Anspruch auf Kostenersatz noch nicht feststeht, beginnt die Verwirkungsfrist erst mit Vorliegen eines vollstreckbaren Entscheids zu laufen. Dies gilt insbesondere bei ungeklärtem aufenthaltsrechtlichem Status der betroffenen Person (§ 34 Abs. 2bis SPV(öffnet in einem neuen Fenster)).
Im Rahmen der Quartalsabrechnungen listen die Gemeinden Ausgaben und Einnahmen detailliert und periodengerecht auf. Der KSD stellt dazu den Gemeinden ein Formular zur Verfügung (vgl. Handbuch Soziales Formulare für Gemeinden). Auch in Bezug auf die Quartalsabrechnungen sind die allgemeinen Verbuchungsgrundsätze zu beachten (vgl. Kapitel 6.2 Verbuchungsgrundsätze in der Unterstützungseinheit). Insbesondere Einnahmen sind demnach personengenau zu verbuchen. Müssen innerhalb der Unterstützungseinheit Überschüsse umgebucht werden, sind diese Umbuchungen spätestens auf jedes Quartalsende vorzunehmen.
Massgebend für die Zuordnung von erbrachten Leistungen zu einem Quartal ist deren Fälligkeit (§ 34 Abs. 2 SPV)(öffnet in einem neuen Fenster). Der Begriff der Fälligkeit bedeutet, dass der Gläubiger die Leistungen fordern kann und der Schuldner erfüllen muss. Der Zeitpunkt der Fälligkeit wird in erster Linie durch die von den Parteien getroffene Vereinbarung bestimmt. Wenn eine solche fehlt, gilt die Vermutung der sofortigen Fälligkeit im Zeitpunkt des Vertragsschlusses (BGE 129 III 535 E. 3.2.1(öffnet in einem neuen Fenster)). Bei einer Rechnung mit einer Zahlungsfrist von 30 Tagen bedeutet dies konkret, dass die Fälligkeit am 30. Tag ab Rechnungsdatum eintritt. Ist keine Zahlungsfrist angegeben, ist die Leistung am Rechnungsdatum fällig. Dies betrifft insbesondere folgende Leistungen:
- krankheits- und behinderungsbedingte Auslagen,
- Integrationszulagen (IZU),
- Integrationsmassnahmen,
- spezielle Erwerbsunkosten (bspw. bei Anschaffungen),
- Kosten für Schule und Erstausbildung,
- Arztkosten / Zahnarztkosten/ Selbstbehalte / Franchisen,
- weitere SIL.
In den Fällen, in denen eine sozialhilfebeziehende Person eine Rechnung erst nach Eintritt der Fälligkeit bei der Gemeinde einreicht, ist das Zahlungsdatum der Gemeinde massgebend für die Zuordnung der erbrachten Leistung zu einem Quartal (§ 34 Abs. 2ter SPV)(öffnet in einem neuen Fenster). Mit dieser Ausnahme wird sichergestellt, dass die Gemeinden trotz Verwirkungsfrist den Kostenersatz geltend machen können, wenn sie im Einzelfall keine Kenntnis von einer Rechnung hatten. Diese Ausnahme gilt nicht ohne Weiteres für wiederkehrende Leistungen, von denen die Gemeinde auch ohne Vorliegen einer Rechnung grundsätzlich Kenntnis hatte.
Leistungen von Dritten und Rückerstattungen, welche in Zeitidentität bis zum Kostenersatzende nachträglich ausgerichtet werden, sind dem Kantonalen Sozialdienst mittels Abrechnungsformular zurückzuerstatten. Um solche Leistungen handelt es sich primär bei Rückerstattungen (§§ 20 ff. SPG(öffnet in einem neuen Fenster)), Rückzahlungen (§§ 3 und 12 SPG(öffnet in einem neuen Fenster)), Verwandten- oder Unterhaltszahlungen (§ 7 SPG(öffnet in einem neuen Fenster)), Leistungen von Sozialversicherungen oder Kostenersatzleistungen des Kantons (§ 51 Abs. 1 lit. b – d SPG (öffnet in einem neuen Fenster)und § 34 SPV(öffnet in einem neuen Fenster)). Entscheidend für die Anrechnung der Einnahmen ist nicht der Zeitpunkt deren Eingangs, sondern welche Leistungen diese Einnahmen betreffen. Sämtliche Einnahmen sind personengenau zu verbuchen. Erfolgt beispielsweise eine Rückzahlung für Leistungen des vorangegangenen Jahres, so wird diese Zahlung als Einnahme für das ebenfalls vorangegangene Jahr angerechnet und nicht für das aktuelle Kalenderjahr.
Die Gemeinden werden gebeten, folgende Vorgaben bei der Einreichung zu berücksichtigen:
- Die Einreichung der Quartalsabrechnungen erfolgt in der Regel per E-Mail.
- Die Einreichung per E-Mail erfolgt ausschliesslich an die allgemeine E-Mail-Adresse für den jeweiligen Bezirk (vgl. Kontaktseite Öffentliche Sozialhilfe).
- Für jede Klientin und jeden Klienten respektive für jede Unterstützungseinheit ist eine separate E-Mail mit den Unterlagen nur zu den betreffenden Personen einzureichen.
- Pro Abrechnung ist ein PDF mit den geforderten Unterlagen (vgl. Kapitel 19.2.2.1 Einzureichende Unterlagen) zu erstellen.
- Grundsätzlich ist für jede Abrechnung einzeln eine E-Mail zu generieren. Entstehen pro Unterstützungseinheit und Quartal mehrere Abrechnungen, werden alle Abrechnungen in einer E-Mail zusammengefasst. Sollte es einzelnen Gemeinden aus technischen Gründen absolut nicht möglich sein, die Abrechnungen einzeln einzureichen, dürfen die Abrechnungen von unterschiedlichen Einzelpersonen beziehungsweise Unterstützungseinheiten nicht in einem PDF zusammengezogen werden, sondern müssen als einzelne Anhänge mitgesendet werden.