Archivberatung für Gemeinden
Für nicht-kantonale Organe, die öffentliche Aufgaben erfüllen, unterhält das Staatsarchiv ein Beratungsangebot in Archivfragen.
Einwohnergemeinden, Ortsbürgergemeinden, Kirchgemeinden sowie gewisse Stiftungen und Vereine gehören zu den Organen, die öffentliche Aufgaben erfüllen. Diese Organe sind nach kantonaler Gesetzgebung für die "Ordnung und sichere Aufbewahrung" der von ihnen verwalteten Dokumente verantwortlich. Sie verfügen für die Aktenführung über ein nachgeführtes Ordnungssystem und sind langfristig zur "Sicherstellung, Registrierung und Bewahrung aller Dokumente verpflichtet, denen für die Öffentlichkeit und die Wissenschaft Bedeutung zukommt". Sie führen also ein historisches Archiv.
Auch gemäss dem Kulturgesetz sind namentlich Gemeinden und Kirchgemeinden verpflichtet, "die in ihrem Eigentum stehenden beweglichen Kulturgüter fachgerecht aufzubewahren, zu pflegen und soweit möglich der Öffentlichkeit zugänglich zu machen". Dazu zählt auch das Archivgut.
Beratungsangebot des Staatsarchivs
Das Staatsarchiv unterstützt die genannten Organe mit Hilfsmitteln bei Fragen zur Aktenführung und Archivierung. Zudem bietet das Staatsarchiv Beratung auf Anfrage, insbesondere zur Umsetzung der Archivgesetzgebung.
Das Angebot des Staatsarchivs umfasst:
- Überprüfung bestehender Archivbauten sowie Empfehlung von Verbesserungsmassnahmen
- Beratung bei Fragen zur Aktenführung
- Beratung bei Fragen zur Aufarbeitung des Archivs
- Vermittlung von Konservierungsstandards für die sachgerechte Aufbewahrung von Archivgut
- Publikation von Informationsblättern und Hilfsmitteln
- Vermittlung von Spezialisten für weiterführende Dienstleistungen
Nach Bedarf kann für Beratungen vor Ort ein Termin vereinbart werden. Das Angebot beschränkt sich auf eine Bestandesaufnahme mit Statusbericht und Empfehlungen für weiterführende Massnahmen (Standortbestimmung). Die Beratung ist unentgeltlich.
Hilfsmittel
Neben dem Beratungsangebot des Staatsarchiv stehen zusätzliche Hilfsmittel zur Verfügung.
Ordnungssystem für Aargauer Gemeinden
Für die Akten- und Archivführung finden Gemeinden auf der Webseite der Fachverbände der Aargauer Gemeinden in der Mustersammlung das sogenannte Ordnungssystem für Aargauer Gemeinden. Es enthält nebst einem Musterregistraturplan Informationen zu Aufbewahrungsfristen sowie Empfehlungen zur Archivwürdigkeit von Unterlagen.
Ordnungssysteme für Kirchgemeinden
Die reformierte und die katholische Landeskirche Aargau stellen ebenfalls Ordnungssysteme zur Verfügung.
Katholische Kirchgemeinden finden im Online-Handbuch der Römisch-Katholischen Kirche im Aargau einen Leitfaden Informationsmanagement und ein Musterordnungssystem.
Mindestanforderungen an GEVER- und Records-Management-Systeme
Den Gemeinden steht als Hilfsmittel ein Dokument mit Mindestanforderungen an elektronische Geschäftsverwaltungssysteme oder Records-Management-Systeme zur Verfügung. Die Mindestanforderungen sind aus archivischer Sicht formuliert und unterstützen eine gesetzeskonforme Aktenführung und spätere digitale Langzeitarchivierung.
Archivräume und die Erhaltung von physischem Archivgut
Konservierungsmassnahmen wie die fachgerechte Verpackung und Lagerung von Archivgut haben zum Zweck, den Originalzustand eines Objekts möglichst langfristig zu erhalten. Sie wirken präventiv und werden auf alle archivwürdigen Unterlagen angewandt. Durch die konsequente Umsetzung konservatorischer Standards werden Beschädigungen und Alterungsprozesse von Dokumenten massgeblich eingeschränkt.
Das Staatsarchiv hat in einem Informationsblatt wichtige Aspekte für die Einrichtung von Archivräumen und die sichere Aufbewahrung von Archivgut zusammengestellt.
Weiterführend bietet das Staatsarchiv eine Reihe von themenbezogenen Merkblättern zum Thema Aktenführung und Archivierung.
Rechtliche Grundlagen
- Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen IDAG § 43 Abs. 1, § 44 Abs. 2, § 45 Abs. 2 (SAR 150.700)
- Verordnung zum Gesetz über die Information, den Datenschutz und das Archivwesen VIDAG § 23 Abs. 2, § 23 Abs. 3, § 24 Abs. 1, § 24 Abs. 2 (SAR 150.711)
- Kulturgesetz KG § 36