Aktenführung
Die ordnungsgemässe Aktenführung der Behörden ist eine der Grundbedingungen für das Funktionieren eines demokratischen Rechtsstaats, da sie das Nachvollziehen des staatlichen Handelns ermöglicht. Gleichzeitig trägt sie zu einer kontinuierlichen und effizienten Verwaltungsführung bei. Das Staatsarchiv berät kantonale Behörden bei der ordnungsgemässen Aktenführung.
Unter Aktenführung – auch Records Management oder Schriftgutverwaltung genannt – wird die effiziente und systematische Planung, Durchführung und Kontrolle der Aufzeichnung von Geschäften und die fachgerechte Verwaltung der dabei entstehenden Dokumente und Informationen verstanden. Dazu gehören Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung, Aussonderung und Vernichtung von Dokumenten und Informationen.
Kantonale Behörden
Die kantonalen Behörden sind verpflichtet, zu den von ihnen verwalteten Dokumenten und Informationen ein nachgeführtes Ordnungssystem zu unterhalten. Dieses bildet die Aufgaben und Tätigkeiten der Organisationseinheiten ab und erlaubt klare Zuordnungen von Dossiers mit ihren Dokumenten und Informationen. Sämtliche Anforderungen an die Aktenführung sind in der Verordnung zur Aktenführung in der kantonalen Verwaltung (AktenV) festgehalten.
Die Merkblätter gelten übergangsweise weiterhin bis zu ihrer Ablösung durch die Technischen Normen der Generalsekretärenkonferenz bzw. Weisungen des Staatsarchivs.
Verordnung zur Aktenführung in der kantonalen Verwaltung (AktenV)
Das Staatsarchiv berät die kantonalen Behörden und öffentlichen Organe bei der Umsetzung der rechtlichen Grundlagen und Bestimmungen.
- Merkblatt 1: Organisationsvorschriften zur Aktenführung (PDF, 6 Seiten, 229 KB)
- Merkblatt 2: Ordnungssystem zur Aktenführung und Archivierung (PDF, 4 Seiten, 16 KB)
- Merkblatt 3: Dossierbildung zur Aktenführung und Archivierung (PDF, 2 Seiten, 98 KB)
- Merkblatt 4: Metadatierung (PDF, 5 Seiten, 222 KB)
- Merkblatt 5: Migration in archivtaugliche Formate (PDF, 7 Seiten, 598 KB)
- Merkblatt 6: Digitale Sicherung (PDF, 3 Seiten, 501 KB)
- Merkblatt 7: Digitale Aufbewahrung (PDF, 2 Seiten, 492 KB)
- Merkblatt 8: Digitale Ablieferung (PDF, 4 Seiten, 562 KB)
Folgendes Merkblatt richtet sich an die technischen Verantwortlichen der Verwaltungseinheiten und der öffentlichen Organe: