Records Management System für die kantonale Verwaltung
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Kreditvorlage geht in die Vernehmlassung
Der Regierungsrat gibt eine Kreditvorlage zur Beschaffung und Einführung eines Records Management Systems (RMS) in die Vernehmlassung. Der Einsatz eines Systems zur Unterstützung der strukturierten Aktenführung in der Verwaltung soll die Effizienz in der Zusammenarbeit sicherstellen und eine zweckmässige Archivierung elektronischer Unterlagen ermöglichen. Der jährliche Nettoaufwand beträgt 1,6 Millionen Franken. Die Vernehmlassung dauert bis zum 4. Juli 2008.
Aufgrund der Ergebnisse eines Evaluationsverfahrens beantragt der Regierungsrat beim Grossen Rat einen Kredit zur Beschaffung und Einführung eines Records Management Systems für die kantonale Verwaltung. Die finanziellen Aufwendungen beinhalten den System-Betrieb und die Organisation der Aktenführung. Der jährliche Nettoaufwand beträgt 1,642 Millionen Franken.
Zunahme der Datenmengen erfordert bessere Bewirtschaftung
Der Einsatz moderner Bürokommunikationsmittel ist mittlerweile zur Selbstverständlichkeit geworden und hat die Produktivität in Wirtschaft und Verwaltung stark erhöht. Heute arbeitet jede und jeder im Internet, die Kommunikation erfolgt meist via E-Mail und ausgeklügelte Fachanwendungen unterstützen die Mitarbeitenden bei der Bewältigung ihrer Aufgaben. Die Zunahme der Datenmengen und Mehrfachspeicherungen erfordert eine verbesserte Bewirtschaftung der geschäftsrelevanten Dokumente. Mit Records Management wird die Verwaltung aufbewahrungspflichtiger und aufbewahrungswürdiger Informationen sichergestellt.
Voraussetzung für die Umsetzung von IDAG
Der Einsatz eines Records Management Systems in der kantonalen Verwaltung schafft Übersicht über die Akten und ermöglicht deren effiziente Bewirtschaftung und Nutzung. Dies garantiert, dass mit den aktuellen und relevanten Unterlagen gearbeitet wird. Dazu schafft die vom Regierungsrat erlassene Richtlinie über die Aktenführung und Archivierung, welche für die kantonale Verwaltung seit dem Jahr 2008 gilt, den rechtlichen und organisatorischen Rahmen.
Im Records Management Systems ist ein Ordnungssystem zu führen, worin Dokumente geordnet abgelegt werden. Zur Bewirtschaftung der abgelegten Unterlagen enthält dieses Ordnungssystem entsprechende Merkmale, wie beispielsweise zum Datenschutz, zu Aufbewahrungsfristen, Zugriffsberechtigungen und zur Archivierung. Durch die eindeutige Identifikation der Dokumente können diese schnell gefunden und somit besser genutzt werden. Damit wird die Voraussetzung für eine zweckmässige Umsetzung des Gesetzes über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG) geschaffen.
Langzeitarchivierung elektronischer Unterlagen ermöglichen
Eine besondere Herausforderung beim Umgang mit elektronischen Daten stellt die langfristige Archivierung dar. Eine entsprechende Kennzeichnung der Akten im Ordnungssystem ermöglicht die zur Archivierung ausgewählten Daten in ein Langzeit-Archi¬vierungssystem zu überführen und die Löschung nicht mehr benötigter Informationen vorzunehmen. Die Auswahl von zu archivierenden Akten ist ohne eine gut strukturierte und geführte Ablage elektronischer Daten nicht möglich.
Weiterführende Informationen
Weitere Informationen zur Vorlage sind im Internet unter www.ag.ch/vernehmlassungen (Laufende Vernehmlassungen) zu finden.