Ordnungssystem Gemeinden Aargau Version 2.0 :
Das aktualisierte Ordnungssystem für Aargauer Gemeinden ist online

Gemeindearchive dokumentieren für die nachfolgenden Generationen, wie eine Gemeinde ihre Aufgaben gemeistert und welche Feste sie gefeiert hat. Die Pflege der Gemeindearchive lohnt sich langfristig. Viele in letzter Zeit entstandene Ortsgeschichten zeigen eindrücklich, wie bedeutsam die Akten der Gemeindearchive für die Vermittlung der Geschichte sind.

Bewährte Grundlage

Mit der Erneuerung der gesetzlichen Grundlagen für das Archivwesen im Kanton drängte sich auch eine Neuauflage des Handbuchs zur Aktenführung und Archivierung für Aargauer Gemeinden auf. Basierend auf der Erstauflage von 1999, die der Aargauische Gemeindeschreiberberverband in Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv Aargau erarbeitet hatte, enthält auch das überarbeitete Handbuch Empfehlungen für die Aktenführung, einen Registratur- und Archivplan, ein Archivinventar und ein Musterreglement für die Nutzung eines Gemeindearchivs. Obwohl die Nutzung freiwillig war, arbeiteten viele Gemeinden auf dieser Grundlage ihre Archive auf. So zum Beispiel auch die Gemeinde Möhlin. Dazu Gemeindeschreiber Dieter Vossen: "Wir möchten das Ordnungssystem nicht mehr missen. Es verschafft uns den nötigen Überblick und die Zuordnung bei den aktuellen und bei den archivierten Akten optimal. Unser Personal arbeitet seit Jahren mit dem bewährten System. Auch bei Personalwechsel wird das Ordnungssystem sehr geschätzt – entweder ist es aus einer anderen Gemeinde her bereits bekannt oder man kann sich sehr schnell darin einarbeiten. Neu werden wir das überarbeitete Ordnungssystem auch im GEVER (Geschäftsfallführung) anwenden."

Neuauflage online

Eine Arbeitsgruppe des Gemeindeschreiberverbands unter Beizug des Staatsarchivs und von Fachexperten passte das Handbuch in den letzten vier Jahren den neuen Anforderungen an. Auf Wunsch der Gemeinden baut das aktualisierte Ordnungssystem als Grundlage für die (elektronische) Aktenführung und Archivierung auf dem bestehenden Registratur- und Archivplan auf. Das Ordnungssystem wurde um neue Aufgaben der Gemeinden und einen Metadatenkatalog erweitert. Die Metadaten geben etwa Auskunft darüber, wie lange bestimmte Aktenserien aufbewahrt werden müssen und ob sie für eine langfristige Archivierung vorgesehen sind.

Die Neuauflage des Handbuchs steht den Aargauer Gemeinden online auf der Website des Gemeindeschreiberverbands(öffnet in einem neuen Fenster) zur Verfügung.