Dem Staatsarchiv Akten anbieten
Das Staatsarchiv Aargau übernimmt analoge und digitale Akten von kantonalen Verwaltungsstellen und Archiven privater Herkunft, sofern diese archivwürdig sind. Kantonale Verwaltungsstellen sind verpflichtet, ihre Akten anzubieten. Private Archive haben keine Anbietepflicht. Archive privater Herkunft sowie archivwürdige Sammlungen und Dokumentationen bilden aber eine wichtige Ergänzung zum staatlichen Archivgut.
Voraussetzungen
Kantonale Verwaltungsstellen
Kantonale Verwaltungsstellen sind gemäss § 45 Abs. 1 IDAG dazu verpflichtet, dem Staatsarchiv ihre Akten geordnet mit einer Ablieferungsliste anzubieten. Das ist der Fall, wenn amtsinterne Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und die Akten nicht mehr dauerhaft benötigt werden. In der Regel sollen alle 1-5 Jahre dem Staatsarchiv diejenigen Akten angeboten werden, welche zehn Jahre oder älter sind. Das Staatsarchiv bestimmt eine Auswahl der jeweils abgeschlossenen Geschäfte, und übernimmt die archivwürdigen Akten. Die Geschäfte decken in der Regel das ganze Aufgabenspektrum eines Aktenproduzenten ab.
Private Archive
Die Dokumente von Archiven privater Herkunft werden unterschiedlich abgelegt und aufbewahrt. Die Übernahme dieser Archive erfordert daher ein individuelles Verfahren. Bitte besprechen Sie das Vorgehen mit uns.
Ablauf
- Schritt 1: Für ein Aktenangebot nehmen Sie nach Ablauf einer amtsinternen Aufbewahrungsfrist oder wenn Sie ein Archiv privater Herkunft anbieten möchten mit dem Staatsarchiv Aargau telefonisch oder schriftlich Kontakt auf.
- Schritt 2: Nach dem Erstkontakt senden Sie dem Staatsarchiv Ihr ausgefülltes Formular "Aktenangebot" per Mail zu.
- Schritt 3: Das Aktenangebot wird vom Staatsarchiv vor Ort bezüglich seiner Archivwürdigkeit geprüft und eine Auswahl (Bewertung) der Akten durchgeführt.
- Schritt 4: Das Staatsarchiv sendet Ihnen den Bewertungsentscheid zu, in welchem die archivwürdigen Akten aufgeführt sind. Es dient als Grundlage für die Übernahme der Akten.
- Schritt 5: Zur Vorbereitung des Transports der Akten ins Staatsarchiv erhalten Sie Transportbehältnisse und Boxenetiketten mit einer Ablieferungsnummer.
- Schritt 6: Das Staatsarchiv sendet Ihnen nach dem Transport die Übernahmeliste und den Übernahmebericht zu. In der Übernahmeliste sind die Dokumente aufgeführt, die in das Staatsachiv übernommen worden sind. Zusammen mit dem Übernahmebericht dient es Ihnen als Bestätigung der Übernahme.
- Schritt 7: Nach dem Erhalt der Übernahmeliste und des Übernahmeberichts werden von Ihnen jene Dokumente vernichtet, die vom Staatsarchiv nicht übernommen worden sind.
- Checkliste Aktenablieferung an das Staatsarchiv Aargau (PDF, 2 Seiten, 31 KB)
- Anleitung und Beispiel (PDF, 4 Seiten, 84 KB)
Benötigte Unterlagen
Keine
Fristen und Termine
Aktenangebote und Sichtungen sind nach Absprache möglich.
Das Staatsarchiv hat 2024 ein neues Aussendepot in Betrieb genommen. Der Bezug der Magazinräume im Aussendepot verzögert sich. Am Hauptstandort des Staatsarchivs ist der Platz beschränkt. Aus diesen Gründen können bis Ende Februar 2026 nur kleinere Ablieferungen entgegengenommen werden (bis 10 Lfm).
Kosten
keine