Schneller Zugriff, einfacher Aktenfluss
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Seminar Aktenmanagement für Aargauer Gemeinden
Gemeindeschreiberinnen und Gemeindeschreiber aus dem ganzen Kanton besuchten am Mittwoch und Donnerstag das Weiterbildungs-Seminar "Aktenmanagement für Aargauer Gemeinden" im Musterarchiv der Gemeinde Rohr.
Das vom Aargauischen Gemeindeschreiberverband und vom Staatsarchiv des Kantons Aargau organisierte Seminar zeigte, wie die tägliche Papierflut in eine geordnete Registratur und ein Archiv umzuwandeln ist. Im Musterarchiv der Gemeinde Rohr ist sie bereits umgesetzt. Ein neues Handbuch bietet zudem eine Anleitung.
Ziel des Aktenmanagements ist es, gewünschte Information mit wenig Aufwand wiederzufinden. Um dies zu erreichen, ist in der Registratur und im Archiv eine systematische Ordnung zu schaffen und Überflüssiges gar nicht erst aufzubewahren.
Am Mittwoch und am Donnerstag wurden in zwei je eintägigen Kursen die Anregungen des Handbuches vorgestellt und diskutiert: Aktenführung, Muster-Registraturplan, Archivplan, Aufbewahrungsfristen, Ausstattung Archivraum, etc. Die Besichtigung des Musterarchivs in Rohr zeigte eine Umsetzung der Vorlagen auf. Die Anregungen können flexibel auf Gemeinden unterschiedlicher Grösse angewendet werden.