Vorbereitung und Durchführung der Schlussbesprechung

Gemeinde: 	Muster
Rechnungsprüfung 20xx
Rechnungskreise:	Einwohner- und Ortsbürgergemeinde

Schlussbesprechung

Datum, Zeit	Montag, __.__.20xy, 18.30 Uhr	
Ort	Gemeindehaus Muster, Sitzungszimmer 3	
Gesprächsleitung	A. Meier, Präsidentin Fiko	
Teilnehmende	B. Müller, Fiko
C. Baumann, Gemeindeammann
D. Koch, Gemeinderat
E. Stauber, Leiterin Finanzen	

Feststellungen, Empfehlungen, Hinweise	Besprechungsergebnis:
Massnahmen, Stellungnahme Gemeinde	
1.	Prüfungsdurchführung, Unterlagen		
Alle verlangten Unterlagen wurden von der Abteilung Finanzen rechtzeitig vorgelegt und sauber zusammengestellt. 	Dank an Abteilung Finanzen	
Die Einwohnerkontrolle war hingegen nicht in der Lage, für einen bestimmten Monat die Zu- und Wegzüge inkl. Todesfälle aufzulisten.	Auftrag an Einwohnerkontrolle zur Überprüfung und evtl. Anpassung des IT-Systems	
2.	Jahresrechnung, finanzielle Lage		
Die Abweichungen der Jahresrechnung zum Budget sind ausreichend kommentiert. Die Begründungen sind aber zum Teil wenig aussagekräftig.	Den Begründungen wird zukünftig mehr Beachtung geschenkt.	
Die Finanzlage der Gemeinde hat sich weiter verschlechtert. Die Verschuldung ist mit Fr. 2'401.00 je Einwohner aber tragbar. Das Problem liegt in der Erfolgsrechnung, die im vergangenen Jahr eine Aufwandsteigerung von rund 7 % verzeichnet. Das Ergebnis ist entsprechend höchst unbefriedigend.	Der Gemeinderat wird die mittelfristige Aufgaben- und Finanzplanung überarbeiten und eine Priorisierung der Investitionen vornehmen. Die Aufgaben- und Finanzplanung wird mit Vorschlägen zu Einsparungen bis zur Budgetberatung des folgenden Jahres der Fiko unterbreitet.	
3.	Ordnungsmässigkeit der Buchführung		
Die Buchführung ist in Ordnung. Der Rechnungsabschluss erfolgte rechtzeitig.		
Das Inventar der EG ist nicht vollständig und nicht mehr aktuell. Es ist zu überarbeiten und bis __.__.20xy der Fiko vorzulegen.	Auftrag an Abteilung Finanzen	
Wir haben festgestellt, dass ein Bankkonto existiert, welches nicht in der Buchhaltung aufgeführt ist. Es lautet auf den Namen der Gemeinde. Abklärungen haben ergeben, dass es sich um Sponsorengelder für die Jubiläumsfeier 850 Jahre Gemeinde Muster (Anlass, für die keine Mittel geplant sind) handelt. Das Konto ist in die Bilanz der Einwohnergemeinde zu integrieren und der Gemeinderat hat die Mittelverwendung zu regeln. Es dürfen keine Konten ausserhalb der Buchhaltung geführt werden.	Auftrag an Abteilung Finanzen

Die Kompetenzregelung erfolgt bis __.__.20xy; die Fiko wird mittels Protokollauszug darüber informiert.	
4.	Bemerkungen zu einzelnen Prüffeldern oder Positionen der Jahresrechnung		
Funktion 0210 Löhne der Abteilung Finanzen und Steuern:
Aufgrund der Buchhaltungsunterlagen konnte die Einstufung des Personals nach geltendem Dienst- und Besoldungsreglement der Gemeinde nicht nachvollzogen werden. Die Einstufungen sind vom Gemeinderat jährlich zu beschliessen und in der Lohnbuchhaltung zu dokumentieren.	Das Dienst- und Besoldungsreglement der Gemeinde ist nicht mehr aktuell; die tatsächlichen Einstufungen entsprechen nicht mehr dem Reglement. Der Gemeinderat wird bis spätestens zur Sommer-GV  eine entsprechende Vorlage ausarbeiten.	
DS 7101 Wasserwerk (Gemeindebetrieb):
Die Wassergebühren vermögen den Aufwand für Betrieb, Unterhalt und Verzinsung schon seit drei Jahren nicht mehr zu decken. Die Mehrausgaben werden durch vorhandenes Vermögen aufgefangen. Im Hinblick auf die vorgesehenen Investitionen ist die Erhöhung der Wasserzinsen zu prüfen.	Es wird eine langfristige Aufgaben- und Finanzplanung für das Wasserwerk erstellt.	
Funktion 5720 Gesetzliche wirtschaftliche Hilfe:
Es fehlt eine Einzelkontrolle für die bezahlten Sozialhilfeleistungen mit allfälligen Rückerstattungen. Diese ist zu erstellen.	Auftrag an Abteilung Finanzen	
5.	Pendenzen, Termine		
Pendenzen gemäss Ziff. 1 - 4 vorstehend sind vorgemerkt. Der Erläuterungsbericht zur Rechnung 20xx wird bis spätestens __.__.20xy dem Gemeinderat übergeben.	Für Gemeinde i.O.	
Die Fiko wird im Zeitraum Juni - November eine unangemeldete Revision des Geldverkehrs vornehmen.	Für Gemeinde i.O.	
Haben Gemeinderat oder Abteilung Finanzen Wünsche oder Anregungen zum Ablauf der Rechnungsprüfung durch die Fiko?	Nein. Danke für die gute Zusammenarbeit.	

Ort, Datum
Präsident Fiko
A. Meier

Kopien an:	- Gemeinderat
	- Abteilung Finanzen
	- Akten Fiko

Bemerkung:
Im vorliegenden Muster wird darauf verzichtet, sämtliche im Erläuterungsbericht aufgeführten Bemerkungen aufzulisten.