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Wissensmanagement Gemeinden-Kanton

Bei der Gemeindeabteilung gehen in den Fachbereichen Finanzen und Recht rund 3'000 Anfragen pro Jahr, beim kantonalen Sozialamt mehrere Hundert Anfragen ein. Das gefragte Wissen ist häufig dokumentiert und öffentlich zugänglich, aber schwer auffindbar. Ab Januar 2022 steht den Gemeindemitarbeitenden neu eine moderne Wissensplattform zur Verfügung.

Wissensdatenbank
Copyright: Starmind

Die Einführung einer IT-gestützten Lösung soll Informationen einfacher zugänglich machen, Wissensträger in Gemeindeverwaltungen identifizieren sowie Austausch und Archivierung von Fachwissen fördern. Die Wissensdatenbank (WPG) wird vorerst für die Bereiche Finanzen und Recht (Gemeindeabteilung) sowie zum Kinderbetreuungsgesetz (Kantonales Sozialamt) aufgebaut.

Cloud-Plattform mit künstlicher Intelligenz
Die Plattformlösung wird durch künstliche Intelligenz unterstützt. Diese erkennt Fragen bereits während der Eingabe und findet passende Antworten dazu. Falls keine Antwort zur jeweiligen Frage verfügbar ist, wird die Frage direkt an eine Fachperson weitergeleitet.
Das Netzwerk und die Wissensdatenbank lernen und wachsen mit jeder Interaktion. Je mehr Fragen und Antworten eingegeben werden, desto grösser der Informationswert. Auch Mitarbeitende der Gemeinden können Fragen beantworten. Die Plattform dient damit als Expertennetzwerk im Gemeindewesen. Experten der Kantonalen Auskunftstellen überwachen und verifizieren dezentral erteilte Antworten. Ziel ist es, dass die Datenbank mit zunehmendem Reifegrad so viele Antworten bietet, dass sie wie eine Suchmaschine genutzt werden kann.

Zweijähriges Pilotprojekt ab Januar 2022
KI-Wissensplattformen sind bereits in Unternehmen im privaten Sektor im Einsatz. Die Gemeindeabteilung und das kantonale Sozialamt des Kantons Aargau gehören zu den ersten Nutzern des öffentlichen Sektors.
In einem ersten Schritt werden per Januar 2022 die Gemeindekanzleien, die kommunalen Finanzabteilungen und Sozialdienste für eine zweijährige Pilotphase Zugriff auf die Wissensdatenbank erhalten. Nach Abschluss der Pilotphase gilt es zu prüfen, ob weitere kantonale Abteilungen die Anfragen der Gemeinden über die WPG abwickeln wollen.