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E-Rechnung für Lieferanten

Rechnungsstellende können ab dem 1. April 2019 ihre Rechnungen elektronisch an den Kanton Aargau übermitteln, ohne ihre Rechnung zu drucken oder mit der Post zu senden. So handeln Sie ökologisch und sparen Zeit und Geld.

Variante 1: PDF-Rechnung via E-Mail zustellen

Erstellen Sie Ihre Rechnung und konvertieren Sie diese in eine PDF-Datei. Diese Datei können Sie bequem via E-Mail direkt an das entsprechende Departement senden.

Bitte beachten Sie dabei folgende Punkte:

  • Sie können mehrere PDF-Rechnungen pro E-Mail versenden. Jedoch muss pro Rechnung (inklusive allfälligem Einzahlungsschein und eventueller Beilagen) eine separate PDF-Datei angehängt werden.
  • Die angehängten PDF-Rechnungen im E-Mail werden von unserem System automatisch verarbeitet. Allfällige Nachrichten im E-Mail-Text werden nicht gelesen.
  • Wichtige Mitteilungen, Begleitbriefe oder andere Beilagen müssen in die entsprechende PDF-Rechnungsdatei integriert sein.
  • Bitte verwenden Sie für die Rechnungsstellung nur Dateien im PDF-Format. Das System kann andere Dateiformate (z.B. Word, Excel etc.) nicht verarbeiten.
  • Vermerken Sie immer unsere Referenznummer auf der PDF-Rechnung.

E-Mail-Adressen für die Zustellung

Folgende E-Mail-Adressen müssen von den Lieferanten für die E-Rechnung verwendet werden:

Variante 2: PDF-Rechnung auf unser E-Rechnungsportal laden

Bitte klicken Sie auf untenstehendes Formular des Departements, dem Sie Rechnungen zustellen möchten. Füllen Sie das Formular aus und laden Sie Ihre PDF-Rechnungen mittels "Datei hinzufügen" hoch. Danach auf "Einreichen" klicken.

Sie können vor dem Einreichen auch auf das Feld "Speichern" klicken. Damit können Sie das Formular inklusive Anhänge auf Ihrem Rechner abspeichern.

Formulare zum Hochladen

Falls Ihnen beim Öffnen des Formulars eine Fehlermeldung angezeigt wird, speichern Sie das Dokument zuerst auf Ihrem Desktop.

Variante 3: Rechnungsdaten aus Ihrem ERP-System übermitteln

Viele IT-Systeme können bereits Datensätze für die elektronische Übermittlung von Rechnungen erzeugen. Die Übermittlung von Rechnungsdaten kann so über einen Service-Provider grösstenteils automatisiert erfolgen.

Der Kanton Aargau bietet ab Herbst 2019 die Möglichkeit an, über einen Service-Provider strukturierte elektronische Rechnungen direkt aus Ihrem IT-System zu empfangen. Dies ist insbesondere für Lieferanten interessant, die regelmässig und in grosser Anzahl Rechnungen an den Kanton Aargau stellen. Bitte nehmen Sie mit uns Kontakt auf, falls Sie Näheres darüber erfahren möchten (Kontaktnummer 062 835 11 44).

Ausnahmen

Gerichte Kanton Aargau

Die Gerichte des Kantons Aargau können aus technischen Gründen noch keine E-Rechnungen empfangen. Für die Rechnungsstellung sind die gewohnten Postadressen zu nutzen.

Departement Gesundheit und Soziales (Abteilung Gesundheit)

Die bestehenden elektronischen Abrechnungsprozesse der Abteilung Gesundheit bleiben unverändert. Es sind weiterhin folgende Abrechnungstypen zu verwenden:

Referenznummer: Voraussetzung für die Verarbeitung

Bis auf Weiteres können Rechnungen auch auf dem Postweg an die zentrale Rechnungsstelle gesendet werden. Ob elektronisch oder auf Papier, alle Rechnungen werden beim Kanton Aargau digital weiterverarbeitet. Bitte vermerken Sie deshalb auf allen Rechnungen unsere Referenznummer. Nur so kann eine zügige Verarbeitung gewährleistet werden. Ohne Referenznummer kann unser Verarbeitungssystem die Rechnung nicht zuordnen. Die Folge ist eine Retournierung der Rechnung und dadurch eine Verzögerung der Zahlung.

Auf allen Rechnungen muss die Referenznummer angegeben werden, die Sie von uns bei der Bestellung erhalten. Diese stellt sicher, dass die Rechnung intern an die korrekten Bearbeiter/innen geleitet wird.

Allgemeine Information zur Struktur der Referenznummer:

Typ 1: Bei Bestellungen, die nicht im Bestellsystem verwaltet werden, wird Ihnen eine Zuweisungsnummer als Referenznummer mitgeteilt. Diese Nummer stellt sicher, dass Ihre Rechnung intern zügig und korrekt weiterverarbeitet wird. Beispiel: REF-40010004-QRZA.

Typ 2: Das Departement Bau, Verkehr und Umwelt sowie die Abteilung Immobilien Aargau des Departements Finanzen und Ressourcen werden Ihnen mehrheitlich Referenznummern angegeben, die der Bestellnummer im Bestellsystem entsprechen. Beispiel: 4600018564-10.

Neben der Bestellnummer sind der Zeitraum der Leistungserbringung, die Projektnummer und die Projektbezeichnung auf der Rechnung zu vermerken.

Postadressen

Bis auf Weiteres können Papierrechnungen weiterhin an die zentralen Rechnungsstellen gesendet werden.

Staatskanzlei (SK)
Zentrale Rechnungsstelle
Postfach 2254
5001 Aarau

Departement Volkswirtschaft und Inneres (DVI)
Zentrale Rechnungsstelle
Postfach 2254
5001 Aarau

Departement Bildung, Kultur und Sport (BKS)
Zentrale Rechnungsstelle
Postfach 2254
5001 Aarau

Departement Finanzen und Ressourcen (DFR)
Zentrale Rechnungsstelle
Postfach 2531
5001 Aarau

Departement Gesundheit und Soziales (DGS)
Zentrale Rechnungsstelle
Postfach 2254
5001 Aarau

Departement Bau, Verkehr und Umwelt (BVU)
Zentrale Rechnungsstelle
Postfach 2504
5001 Aarau

Hinweis: Die Gerichte des Kantons Aargau sind von dieser Regelung ausgenommen. Papierrechnungen müssen direkt an die Rechnungsadresse der Gerichte gesendet werden.

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