Records Management Systems (RMS) als Serviceplattform :
Grossratskommission stimmt Zusatzkleinkredit über 2,91 Millionen Franken zu

Die Kommission für allgemeine Verwaltung (AVW) hat an ihrer Sitzung vom 10. Dezember 2010 dem Zusatzkleinkredit über 2,91 Millionen Franken für das Records Management Systems (RMS) einstimmig zugestimmt. Die digitale Aktenführung hat die Papierdossiers in der Verwaltung weitgehend abgelöst, ist aber wenig systematisch auf diesen Paradigmenwechsel angepasst worden. Die Kommission hatte der Einführung eines Records Management Systems bereits im Jahr 2008 zugestimmt. Unmittelbar vor der Behandlung durch den Grossen Rat hatte der Regierungsrat das Geschäft zurückgezogen, weil die Vertragsverhandlungen mit dem Anbieter aufgrund mangelnder Übereinstimmung abgebrochen werden mussten.

Inzwischen wurde das Lösungskonzept überarbeitet und der Projektplan angepasst. Das Projekt wurde redimensioniert. Anstelle der damals projektierten Gesamtkosten von 10,95 Millionen Franken, kostet das heutige Projekt insgesamt 4,52 Millionen Franken. Einzelne Kommissionsmitglieder stellten kritisch in Frage, ob nicht bereits beim ersten Projekt hätte festgestellt werden müssen, dass das Projekt überladen sei. Die Kommissionsmitglieder begrüssen deshalb das aktuell vorliegende Projekt und sicherten ihre Unterstützung zu.

Bereits im Herbst 2009 beschloss der Grosse Rat, den Kredit für das Projekt "langfristige Archivierung elektronischer Daten des Kantons Aargau" (LAEDAG) und RMS durch einen Zusatzkleinkredit über 650'000 Franken auf 1,61 Millionen Franken zu erhöhen. Die Gesamtprojektkosten belaufen sich insgesamt auf 4,52 Millionen Franken. Aus dieser Differenz ergibt sich der vorliegende Zusatzkleinkredit von 2,91 Millionen Franken.

Die RMS-Serviceplattform wird als zentrale Basisdienstleistung der verwaltungsweiten Ablagen von Dokumenten dienen. Zur Sicherstellung eines hochverfügbaren Betriebs sind auf technischer Seite entsprechende personelle Ressourcen erforderlich, die bei der Informatik Aargau (IT AG) angesiedelt sein sollen. Das Kompetenzzentrum "Records Management und digitale Langzeitarchivierung" wird organisatorisch dem Staatsarchiv angegliedert. Die zunehmende Datenflut soll sicher und nachvollziehbar abgelegt und verwaltet werden können. Von Oktober 2011 bis zum Juni 2012 ist eine Pilot-Installation vorgesehen. Ab Juli 2012 erfolgt die Einführung in weiteren Einheiten.

Die Vorlage wird voraussichtlich am 18. Januar 2011 im Grossen Rat beraten.