Projekt elektronisches Datenaufbewahrungs- und Archivierungssystem vorzeitig beendet
Aus Wirtschaftlichkeits- und Kostengründen sieht der Regierungsrat davon ab, ein Records Management System in der kantonalen Verwaltung einzuführen. Der gesetzliche Auftrag zur Archivierung und zum Schutz von Akten wird weiterhin erfüllt.
Um den zunehmenden digitalen Datenfluss bewältigen und die Anforderungen des Gesetzes über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG) erfüllen zu können, sollte eine ganzheitliche IT-Lösung – Records Management System (RMS) – in der kantonalen Verwaltung eingeführt werden. Das Departement Bildung, Kultur und Sport (BKS) wurde 2009 vom Grossen Rat mit der Umsetzung des Projekts "Langzeitarchivierung elektronischer Daten im Kanton Aargau" (LAEDAG) beauftragt. Er bewilligte dazu im November 2010 einen Kredit von 4,52 Millionen Franken.
Neue Erkenntnisse dank Pilotphase
Auftragsgemäss wurde im April 2012 mit einem Pilot gestartet. Die Erfahrungen aus der Pilotphase zeigen, dass im Falle einer flächendeckenden Anwendung und Umsetzung in der kantonalen Verwaltung sehr hohe jährliche Betriebs- und Unterhaltskosten von bis zu 1,5 Millionen Franken anfallen würden. Nach der Durchführung einer Wirtschaftlichkeitsanalyse und aus Kosten-Nutzen-Überlegungen hat der Regierungsrat beschlossen, auf den nächsten Projektschritt, die umfassende Einführung des RMS, zu verzichten.
Das im Projektverlauf erworbene Wissen hilft mit, künftige Herausforderungen im Archivmanagement zu meistern und die angeschaffte Hardware kann von der IT anderweitig verwendet werden. Die Kosten werden sich mit Abschluss des Projekts auf rund 1,6 Millionen Franken belaufen. Die gesetzlichen Vorgaben zur Datenaufbewahrung und Archivierung werden wie bis anhin ohne die technische Unterstützung eines RMS sichergestellt.