Medienbruchfrei und interaktiv vom Gesuch bis zur Auszahlung
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Aargau digitalisiert mit dem Stipendienportal als erster Kanton den Gesamtprozess
Wer im Kanton Aargau ein Stipendiengesuch einreichen will, kann dies nun vollständig digital tun. Jegliche Interaktion verläuft via Chatfunktion direkt im neuem Stipendienportal, der aktuelle Bearbeitungsstand ist jederzeit online abrufbar. Die ersten Reaktionen sind sehr positiv. Dem Gesuchsportal wird eine grosse Benutzerfreundlichkeit attestiert. Das Stipendienportal ist ein beispielhaftes Vorhaben im Rahmen von SmartAargau, weil der gesamte Prozess von der Eingabe der Gesuche bis zur Verfügung der gesprochenen Leistungen überarbeitet, digitalisiert und interaktiv geführt wird.
Rund 4'000 Stipendiengesuche gehen jährlich bei der Sektion Stipendien des Departements Bildung, Kultur und Sport (BKS) ein. Es sind Berufslernende, Mittelschülerinnen und Mitschüler sowie Studierende, die für die Finanzierung ihrer Ausbildung finanzielle Unterstützung in Form von Stipendien oder Darlehen benötigen. Im Jahr 2020 wurden 3'100 Gesuche bewilligt.
Kunden stehen im Fokus
Das neue Stipendienportal soll insbesondere Gesuchstellenden einen Mehrwert bieten. Nutzende wurden deshalb mittels Umfrage in das Projekt einbezogen, um das Stipendienportal möglichst bedürfnisorientiert entwickeln zu können. Die Rolle der Erziehungsberechtigten braucht ein besonderes Augenmerk. Was früher in einer Unterschrift der bevollmächtigten Person mündete, wird im Stipendienportal nun über Berechtigungen gelöst.
Auch wenn der Kunde im Fokus steht, resultieren daraus auch Verbesserungen für die Sektion Stipendien selber. Denn für eine effiziente und transparente Abwicklung der Gesuchsbearbeitung wurden auch interne Prozesse optimiert.
Modern, unbürokratisch und smart
Das Stipendienportal ist eine moderne und unbürokratische Lösung. Die Gesuchstellenden wickeln nach erfolgter Identifikation via kantonales Bürgerkonto ("Mein Konto") den gesamten Eingabeprozess papierlos, zeit-, orts- und geräteunabhängig ab. Die Prozesse und das Portal sind so gestaltet, dass von der Eingabe inklusive Hochladen von relevanten Daten/Dokumenten über das Nachreichen von Dokumenten und dem Austausch via Chatfunktion bis zum Entscheid und der Auszahlung alles benutzerfreundlich, transparent und effizient abläuft.
Das Stipendienportal wird kontinuierlich weiterentwickelt und die Bedürfnisse der Kunden via Umfragen miteinbezogen.
Als erstes Stipendienamt in der Schweiz
Die Sektion Stipendien des Kantons Aargau hat als erstes Stipendienamt der Schweiz eine vollständige Digitalisierung des Gesamtprozesses vorgenommen. Bereits mit der Einführung von easySTIP (elektronische Gesuchseinreichung) im Sommer 2017 wurde ein erster Schritt Richtung Digitalisierung unternommen. 2019 wurden alle Dossiers der Bewerberinnen und Bewerber digitalisiert und es werden seit diesem Zeitpunkt keine physischen Dossiers mehr geführt. Im Rahmen von SmartAargau folgte nun die konsequente Weiterentwicklung und Optimierung aller Informatikanwendungen für die Ausbildungsförderung.
- Weitere Informationen: www.ag.ch/stipendien
- Video zum neuen Stipendienportal