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Archivberatung für Gemeinden

Innerhalb der Archivlandschaft Aargau ist das Staatsarchiv das Kompetenzzentrum für die Umsetzung der Archivgesetzgebung. Für öffentliche Organe, deren Archivgut nicht im Staatsarchiv gelagert wird, unterhält das Staatsarchiv ein Beratungsangebot in Archivfragen.

Einwohnergemeinden, Ortsbürgergemeinden, Kirchgemeinden sowie gewisse Stiftungen und Vereine gehören zu den Organen, die öffentliche Aufgaben erfüllen und gemäss kantonaler Gesetzgebung zur Sicherstellung, Registrierung und Bewahrung von archivwürdigen Dokumenten verpflichtet sind.

Das Staatsarchiv berät archivpflichtige öffentliche Organe in Fragen der Aktenführung und Archivierung und unterstützt sie mit Hilfsmitteln bei der Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben und Bestimmungen.

Beratungsangebot des Staatsarchivs

  • Überprüfung bestehender Archivbauten sowie Empfehlung von Verbesserungsmassnahmen
  • Beratung bei Fragen zur Aktenführung
  • Beratung bei Fragen zur Aufarbeitung des Archivs
  • Vermittlung von Konservierungsstandards für die sachgerechte Aufbewahrung von Archivgut
  • Publikation von Informationsblättern und Hilfsmitteln
  • Vermittlung von Spezialisten für weiterführende Dienstleistungen

Nach Bedarf kann für Beratungen vor Ort ein Termin vereinbart werden. Das Angebot beschränkt sich auf eine Bestandesaufnahme mit Visitationsbericht und Empfehlungen für weiterführende Massnahmen (Standortbestimmung). Die Beratung ist unentgeltlich.

Ordnungssystem für Aargauer Gemeinden

Für die Akten- und Archivführung finden Gemeinden im geschützten Downloadbereich des Aargauer Gemeindeschreiberverbands das sogenannte Ordnungssystem für Aargauer Gemeinden. Es enthält nebst einem Musterregistraturplan Informationen zu Aufbewahrungsfristen sowie Empfehlungen zur Archivwürdigkeit von Unterlagen.

Ordnungssystem für Aargauer Gemeinden (öffnet in einem neuen Fenster)

Reformierten Kirchgemeinden steht ebenfalls ein Geschäftsstruktur- und Archivplan zur Verfügung.

Geschäftsstruktur- und Archivplan für Reformierte Kirchgemeinden (PDF, 32 Seiten, 302 KB)

Mindestanforderungen an GEVER- und Records-Management-Systeme

Als Hilfsmittel steht Gemeinden ein Dokument mit Mindestanforderungen an elektronische Geschäftsverwaltungssysteme oder Records-Management-Systeme zur Verfügung. Die Mindestanforderungen unterstützen eine gesetzeskonforme Aktenführung und spätere digitale Langzeitarchivierung.

Mindestanforderungen an GEVER- und Records-Management-Systeme für Gemeinden des Kantons Aargau (PDF, 21 Seiten, 595 KB)

Weiterführend bietet das Staatsarchiv eine Reihe von themenbezogenen Merkblättern zum Thema Aktenführung und Archivierung.

Archivräume und Klima

Für eine sichere Aufbewahrung von Archivgut sind in einem Informationsblatt wichtige Aspekte von Archivräumlichkeiten und Klima zusammengestellt.

Informationsblatt zu Archivbau und Archiveinrichtung (PDF, 4 Seiten, 116 KB)