Archivwürdigkeit

Das Staatsarchiv ist zuständig für die Definition und Sicherung archivwürdiger Dokumente. Es klärt zusammen mit den Dienststellen der kantonalen Verwaltung Fragen zur Archivwürdigkeit und zur Aufbewahrungsfrist von Dokumenten.

Der Grosse Rat und der Regierungsrat, die kantonalen Verwaltungsstellen und die Justizbehörden sind verpflichtet, sämtliche Dokumente dem Staatsarchiv zur Übernahme anzubieten, sobald sie nicht mehr dauernd benötigt werden.

Das Staatsarchiv bewertet und übernimmt die archivwürdigen Dokumente und sorgt für fachgerechte Aufbewahrung, Erschliessung und Vermittlung. Es unterstützt die anbietepflichtigen kantonalen Institutionen bei der Umsetzung der rechtlichen Grundlagen und klärt zusammen mit den öffentlichen Organen Fragen zur Archivwürdigkeit und Aufbewahrungsfrist von Dokumenten.

Kantonale Richtlinie über die Aktenführung und Archivierung

Die kantonale Richtlinie über die Aktenführung und Archivierung (PDF, 9 Seiten, 84 KB) regelt die Kriterien der Archivwürdigkeit. Archivwürdig sind Dokumente, die voraussichtlich von dauerndem Wert sind für

  • die Dokumentierung der Organisation und der Tätigkeit der öffentlichen Organe
  • Zwecke der Gesetzgebung, Verwaltung und Rechtssprechung
  • die Sicherung berechtigter Interessen betroffener Personen oder Dritter
  • Wissenschaft und Forschung
  • das Verständnis der Gegenwart und Geschichte

Archivwürdig sind zudem Dokumentationen und Sammlungen, die der Ergänzung des übrigen Archivguts dienen sowie Dokumente privater Herkunft, soweit daran ein öffentliches Interesse besteht.

Die Archivwürdigkeit von Dokumenten wird durch die ordnungsgemässe Aktenführung und durch die Zuordnung ins Ordnungssystem vorgemerkt.