Aktenführung & Archivierung

Eine ordnungsgemässe Aktenführung erfüllt ein wesentliches Anliegen des demokratischen Rechtsstaats. Gleichzeitig trägt sie zu einer kontinuierlichen und effizienten Verwaltungsführung bei. Das Staatsarchiv berät und unterstützt die kantonalen Verwaltungseinheiten und öffentlichen Organe bei der ordnungsgemässen Aktenführung.

Unter Aktenführung – auch Records Management oder Schriftgutverwaltung genannt – wird die effiziente und systematische Planung, Durchführung und Kontrolle der Aufzeichnung von Geschäften und die fachgerechte Verwaltung der dabei entstehenden Dokumente verstanden. Dazu gehören Erstellung, Entgegennahme, Aufbewahrung, Nutzung, Aussonderung und Vernichtung von Dokumenten.

Zudem sind die Gewährleistung des Datenschutzes und des Öffentlichkeitsprinzips sowie eine aussagekräftige Überlieferungsbildung zentrale Aufgaben der Aktenführung und Archivierung.

Die kantonalen Verwaltungseinheiten und öffentlichen Organe sind gemäss § 23 der Verordnung zum Gesetz über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (VIDAG) verpflichtet, zu den von ihnen verwalteten Dokumenten ein nachgeführtes Ordnungssystem zu unterhalten. Dieser Aktenplan bildet die Aufgaben und Tätigkeiten der Organisationseinheit ab und erlaubt klare Zuordnungen von Dokumenten und Dossiers. Die Anforderungen an die kantonalen Verwaltungseinheiten sind in der Richtlinie Aktenführung und Archivierung (PDF, 5 Seiten, 192 KB) festgelegt.

Das Staatsarchiv berät und unterstützt die kantonalen Verwaltungseinheiten und öffentlichen Organe bei der Umsetzung der rechtlichen Grundlagen und Bestimmungen.

Dafür bietet das Staatsarchiv themenbezogene und praxisnahe Merkblätter an:

Merkblätter zu Themen wie Metadatierung, Migration in archivtaugliche Formate, digitale Sicherung, digitale Aufbewahrung und digitale Ablieferung sowie ein Glossar folgen.