Aktenführung

Eine ordnungsgemässe Aktenführung dient der Rechtssicherheit und sorgt für Effizienz und Transparenz in der Geschäftsbearbeitung. Das Staatsarchiv unterstützt die Dienststellen der kantonalen Verwaltung bei der ordnungsgemässen und archivtauglichen Aktenführung.

Unter Aktenführung - auch Schriftgutverwaltung oder Informationsverwaltung genannt - wird das geordnete Erstellen, Bearbeiten, Ablegen, Aufbewahren und Vernichten von Unterlagen verstanden, die im Zusammenhang mit der Amtstätigkeit entstehen.

Eine ordnungsgemässe Aktenführung ist Voraussetzung für die Umsetzung des Gesetzes über die Information der Öffentlichkeit, den Datenschutz und das Archivwesen (IDAG). Sie erlaubt den geordneten Zugriff auf geschäftsrelevante Daten, dient der Rechtssicherheit und ermöglicht die Nachvollziehbarkeit und Transparenz staatlichen Handelns. Zudem sorgt eine ordnungsgemässe Aktenführung für die systematische Überlieferung archivwürdiger Dokumente.

Öffentliche Organe sind verpflichtet, für die Verwaltung ihrer Dokumente ein nachgeführtes Ordnungssystem zu unterhalten. Dieser Registratur- oder Aktenplan bildet die Aufgaben und Tätigkeiten der Institution ab und erlaubt klare Zuordnungen von Dokumenten und Dossiers. Die Anforderungen an die Dienststellen der kantonalen Verwaltung bezüglich ordnungsgemässer Aktenführung sind in der Richtlinie über die Aktenführung und Archivierung (PDF, 9 Seiten, 84 KB) festgelegt.

Das Staatsarchiv berät und unterstützt die kantonalen Dienststellen bei der Umsetzung der rechtlichen Grundlagen.