Akten dem Staatsarchiv anbieten

Das Staatsarchiv Aargau übernimmt analoge und digitale Akten von kantonalen Verwaltungsstellen und Archiven privater Herkunft, sofern diese archivwürdig sind. Kantonale Verwaltungsstellen sind verpflichtet, ihre Akten anzubieten. Private Archive haben keine Anbietepflicht. Archive privater Herkunft sowie archivwürdige Sammlungen und Dokumentationen bilden aber eine wichtige Ergänzung zum staatlichen Archivgut.

Voraussetzungen

Kantonale Verwaltungsstellen

Kantonale Verwaltungsstellen sind gemäss § 45 Abs. 1 IDAG dazu verpflichtet, dem Staatsarchiv ihre Akten geordnet mit einer Ablieferungsliste anzubieten. Das ist der Fall, wenn amtsinterne Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind und die Akten nicht mehr dauerhaft benötigt werden. In der Regel sollen alle 1-5 Jahre dem Staatsarchiv diejenigen Akten angeboten werden, welche zehn Jahre oder älter sind. Das Staatsarchiv bestimmt eine Auswahl der jeweils abgeschlossenen Geschäfte, und übernimmt die archivwürdigen Akten. Die Geschäfte decken in der Regel das ganze Aufgabenspektrum eines Aktenproduzenten ab.

Private Archive

Die Dokumente von Archiven privater Herkunft werden unterschiedlich abgelegt und aufbewahrt. Die Übernahme dieser Archive erfordert daher ein individuelles Verfahren. Bitte besprechen Sie das Vorgehen mit uns.

Ablauf

  • Schritt 1: Für ein Aktenangebot nehmen Sie nach Ablauf einer amtsinternen Aufbewahrungsfrist oder wenn Sie ein Archiv privater Herkunft anbieten möchten mit dem Staatsarchiv Aargau telefonisch oder schriftlich Kontakt auf.
  • Schritt 2: Nach dem Erstkontakt senden Sie dem Staatsarchiv Ihr ausgefülltes Formular "Aktenangebot" per Mail an .
  • Schritt 3: Das Aktenangebot wird vom Staatsarchiv vor Ort bezüglich seiner Archivwürdigkeit geprüft und eine Auswahl (Bewertung) der Akten durchgeführt.
  • Schritt 4: Das Staatsarchiv sendet Ihnen den Bewertungsentscheid zu, in welchem die archivwürdigen Akten aufgeführt sind. Es dient als Grundlage für die Übernahme der Akten.
  • Schritt 5: Zur Vorbereitung des Transports der Akten ins Staatsarchiv erhalten Sie Transportbehältnisse und Boxenetiketten mit einer Ablieferungsnummer.
  • Schritt 6: Das Staatsarchiv sendet Ihnen nach dem Transport die Übernahmeliste und den Übernahmebericht zu. In der Übernahmeliste sind die Dokumente aufgeführt, die in das Staatsachiv übernommen worden sind. Zusammen mit dem Übernahmebericht dient es Ihnen als Bestätigung der Übernahme.
  • Schritt 7: Nach dem Erhalt der Übernahmeliste und des Übernahmeberichts werden von Ihnen jene Dokumente vernichtet, die vom Staatsarchiv nicht übernommen worden sind.

Benötigte Unterlagen

Keine

Fristen & Termine

Jederzeit nach Absprache möglich

Kosten

keine

Formulare & Online-Dienstleistungen