Title: Internes Kontrollsystem
Subject: Titel des Dokuments
Author: Bruno Hüsser
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Company: PricewaterhouseCoopers

IKS-Grundsätze als Konzeptpapier | Musterdorf	                Anhang 5 /

Muster
An Grösse und Verhältnisse der Gemeinde anzupassen

1. Definition und Zweck
Die Gemeinde Musterdorf definiert das Interne Kontrollsystem (IKS) als Gesamtheit aller vom Gemeinderat und der Geschäftsleitung angeordneten Massnahmen, die dazu dienen, einen ordnungsgemässen Ablauf des betrieblichen Geschehens sicherzustellen. Sie gruppiert diese in
a)	Übergeordnete Kontrollen
b)	Übergeordnete IT-Kontrollen
c)	Prozess-Kontrollen
Unter „Kontrollen“ werden auch organisatorische Massnahmen verstanden, welche der Sicherung betrieblicher Abläufe dienen. Sie sind in die Prozesse integriert, das heisst, sie erfolgen arbeitsbegleitend oder sie sind dem Arbeitsvollzug unmittelbar vor- oder nachgelagert. Das IKS wird auf allen Stufen der Gemeinde Musterdorf betrieben und bedingt ein hohes Mass an Eigenverantwortung der Mitarbeiter.

2. Ziele
Der Gemeinderat legt folgende Ziele fest:
•	Die finanzielle Berichterstattung ist zuverlässig und zeitnah und die geltenden Gesetze und Vorschriften werden eingehalten
•	IKS unterstützt die Bedürfnisse der Leitungsfunktionen, der Gremien und der Bevölkerung nach Transparenz, Information und Durchgängigkeit 
•	Das IKS ist Teil des Risikomanagements der Gemeinde. Die entsprechenden Gefässe fliessen ineinander, Verbindungsstellen sind hergestellt
•	IKS wird in der Gemeindeverwaltung „gelebt“, im positivsten Sinne. Es bietet eine willkommene Plattform, um „immer besser“ zu werden. Es soll im Alltag dienen
•	Kostengünstige Umsetzung.

3. Vorgehen (Methode und Grundausrichtung)
Um die Ziele zu erreichen, legt der Gemeinderat folgendes Vorgehen fest:
•	Das IKS verfolgt einen risikoorientierten Ansatz 
- Konzentration auf Schlüsselrisiken und -kontrollen 
- Einbezug von Kosten- und Nutzenüberlegungen
- Fehlende Funktionentrennung verlangt nach kompensierenden Massnahmen
•	Der IKS-Aufbau folgt einem standardisierten Konzept; er ist modular und kann organisch wachsen. Der Aufbau erfolgt in einem klaren Projekt
•	Prozesse, Risiken und Kontrollen sind in angemessener Form dokumentiert und nachvollziehbar
•	Der Gemeinderat erhält einmal jährlich einen Bericht über das IKS (Erstellt durch IKS-Projekt-Verantwortlicher)
•	Es wird ein IKS-Verantwortlicher bestimmt

4. Umfang 
Das IKS wird  nur in den für die finanzielle Berichterstattung relevanten Prozessen eingeführt bzw. optimiert. Als finanzrelevant werden die folgenden Prozesse definiert:
•	Steuern
•	Übrige Einnahmen
•	Jährliche Gebühren
•	Einkauf
•	Saläradministration
•	Personalentwicklung
•	Finanzielle Führung
•	Berichterstattung
•	Investitionen, Unterhalt, Reparaturen
•	Verkäufe, Subventionen, Beiträge
•	Anschlussgebühren
•	IT-Prozesse

Die Umsetzung dieser Bereiche erfolgt phasenweise. Neben den „übergeordneten Kontrollen“ und den „übergeordneten IT-Kontrollen“, welche umgehend dargestellt werden, setzen wir folgende Prioritäten:
Phase 1: 	Steuern, Anschlussgebühren, Finanzielle Führung (tw.)
Berichterstattung							  	2. Quartal 2011
Phase 2:	Personalentwicklung, Saläradministration				2. Quartal 2012
Phase 3:	Noch zu bestimmen								offen

Die Priorisierung im Vorgehen ergab sich aufgrund:
•	quantitativer Faktoren, die sich aus den wesentlichen Positionen der Bestandesrechnung, der laufenden Rechnung und der Investitionsrechnung ableiten lassen
•	qualitativer Faktoren (z.B. Risikolage) 
•	Erkenntnisse aus Alltags-Situationen (Probleme in alltäglichen Prozessen)

5. Übergeordnete Kontrollen
Die „übergeordneten Kontrollen“ sind ein zentraler Bestandteil des IKS! Daraus gehen wesentliche Teile des Kontrollumfeldes, der Zusammenhänge in der Organisation, im Informationsfluss, in der Risikobeurteilung und in den Kontrollaktivitäten hervor.

Die „übergeordneten Kontrollen“ werden jährlich aktualisiert.

6. Übergeordnete IT-Kontrollen
Das Konzept der „übergeordneten IT-Kontrollen“ wird jährlich aktualisiert.

7. Prozess-Kontrollen
Für die in Punkt 4 aufgeführten Prozesse müssen die Prozessmappen aktuell  und für die Mitarbeiter gut zugänglich abgelegt sein. Es wird dafür gesorgt, dass die definierten Schlüsselkontrollen in die Verantwortlichkeit der entsprechenden Mitarbeiter übergeben werden.

8. Beurteilung
Zur Sicherstellung der Wirksamkeit der übergeordneten Kontrollen soll jährlich im 2. Quartal eine interne Überprüfung durch den IKS-Beauftragten durchgeführt werden. Daraus resultierende Massnahmen müssen im 3. Quartal umgesetzt werden.

Das Rechnungsprüfungsorgan überprüft nachgelagert die Existenz des IKS. 

9. Verantwortungen
Der Gemeinderat sorgt dafür, dass ein wirksames IKS in der Gemeinde Musterdorf eingerichtet ist. Die Geschäftsleitung definiert die IKS-Anforderungen und stellt die notwendigen organisatorischen Massnahmen sicher, um das IKS wirksam zu betreiben und zu beurteilen. 

Der IKS-Projekt-Verantwortliche ist zuständig für die Einführung, die Schulung und in den ersten Jahren für die jährliche interne IKS-Beurteilung zu Handen des Gemeinderates.

Für IKS-relevante Prozesse ist jeweils ein Prozessverantwortlicher zu bestimmen. Dieser ist verantwortlich für das IKS in seinem Prozess (Aktualität der Prozessmappe, Umsetzung der Schlüsselkontrollen, korrektes Funktionieren des Ablaufes). 

10. Inkraftsetzung
Die Grundsätze treten am 01.01.2011 in Kraft und wurden von der Geschäftsleitung und vom Gemeinderat im November 2010 genehmigt.

Musterdorf, November 2010

Der Gemeindeammann:		Der Gemeindeschreiber:

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