Title: Unternehmensweite Kontrollen
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Übersicht über die übergeordneten Kontrollen und Instrumente | Musterdorf                         Anhang 2 /

Kontrollschritte und Instrumente

Aktualisierung und Wartung

Ver-
ant- wor-
tung

Bei-
lage

Überischt über die übergeordneten Kontrollen und Instrumente | Musterdorf			     Anhang 2 /

Kontrollschritte und Instrumente

Aktualisierung und Wartung

Ver-
ant.- wor-
tung

Bei-
lage

1	
Muster
An Grösse und Verhältnisse der Gemeinde anzupassen

Organisation und Führung

1.1	Funktionen / Stellung gemäss Organigramm | | |
•	Organigramm | laufend, mind. bei Beginn Amtsdauer | | D1
•	Kompetenzreglement | laufend, mind. bei Beginn Amtsdauer | | R5
1.2	Gesamtgemeinderat (GR) | | |
•	Sitzungsordnung GR > Strukturen und Durchführung > Fix-Traktanden / Variable Traktanden > Protokollführung | Definition vor jeweiliger Amtsdauer | | D2
•	Pendenzenkontrolle | laufende Aktualisierung | | D3
•	Geschäftsführungskontrolle | laufende Aktualisierung | | D4

•	Periodische Standortbestimmung über die fachliche 
Abdeckung (Branche, Recht, Steuern/Finanzen)
Der Gemeinderat gibt sich strukturiert darüber Rechenschaft, ob er die notwendigen Kompetenzen in den wesentlichen Geschäftsbereichen abdeckt bzw. legte ein Konzept fest, wie er Lücken schliessen will

Überarbeitung bei jedem Wechsel im GR

D5

•	Jahresplanung GR | jährlich, im 3. Quartal | | D6
•	Aufgabenbeschreibung GR | laufend, mind. vor Beginn Amtsdauer | | D7
1.3	Gemeindepräsident / Mitglieder Gemeinderat | | |
•	Funktionsbeschreibungen Gemeinderäte | vor jeweiliger Amtsdauer | | D8
•	Anforderungsprofil Gemeinderäte | vor jeweiliger Amtsdauer | | D9
1.4	Geschäftsleitung (GL) | | |
•	Sitzungsordnung GL > Strukturen und Durchführung > Fix-Traktanden / Variable Traktanden > Protokollführung | | | D-2
•	Pendenzenkontrolle GL | laufende Aktualisierung | | D-3
•	Jahresplanung GL | jährlich, im 3. Quartal | | D-6
1.5	Abteilungsleiter (AL) | | |
•	Funktionsbeschreibungen | | | D-8
•	Anforderungsprofile | | | D-9
•	Persönliche Jahresziele | Gem. jährlicher Definition mit GR im Nov. | | R-8
•	Pendenzenkontrolle AL | laufende Aktualisierung | | D-3
1.6	Sitzungsrhythmus der Führungsgefässe | | |
•	Gemeindeversammlung / Einwohnerrat | mind. 2-mal jährlich (Frühjahr / Herbst) | | D-2
•	Strategie-Sitzung Gemeinderat (ev. erweitert) | mind. 1-mal jährlich / Sommer | | D-2
•	Gemeindrat (ordentliche Sitzungen) | wöchentlich/alle 2 Wochen | | D-2
•	Geschäftsleitungssitzungen | wöchentlich/alle 2 Wochen | | D-2
•	Abteilungsleitersitzungen | monatlich | | D-2
•	Arbeitsgruppen (Projekte) | nach Bedarf | | D-2
•	Interne Abteilungssitzungen | wöchentlich | | D-2
•	Mitarbeitersitzungen | halbjährlich | | D-2
1.7	Personalführung | | |
Die Personalführung erfolgt strukturiert und planmässig. Sie umfasst im weiteren Sinne auch die fachliche Betreuung der Gremiumsmitglieder.
•	Strukturierte Mitarbeitergespräche Es werden Jahresgespräche geführt auf der Basis der vorhandenen Funktionsbeschreibungen, der Jahresziele und der individuellen Arbeitssituation. | jährlich, im Dezember | | R-8
•	Aus- und Weiterbildungskonzept Mitarbeiter Systematische Bedarfsermittlung aus den MA-Gesprächen, den Anforderungsprofilen und den Wünschen der Mitarbeiter (MA) | laufende, Fixierung im Dezember | | D-10

• Aus- und Weiterbildungskonzept GR Systematische Bedarfsermittlung aus der alltäglichen Arbeit, den Anforderungsprofilen und den Wünschen der Gemeinderäte (GR) | laufende, Fixierung im Dezember | | D-10

1.8	Rechnungsprüfungsorgane und externe Revisions-
   stellen

Die notwendige Qualität, Sicherheit und Unabhängigkeit wird durch das Rechnungsprüfungsorgan – wenn nötig in Begleitung einer externen Revisionsstelle – gewährleistet.

•	Prüfung der Rechnung durch das Rechnungsprüfungsorgan
> Auftragsbeschreibung Rechnungsprüfungsorgan
> Check der fachlichen und persönlichen Befähigung
   und Unabhängigkeit des Rechnungsprüfungsorgan
    🡪 bei nicht ausreichender Qualifikation: externe Revisionsstellen wer-
		   den beigezogen (vgl. Externes Begleitkonzept)
> Prüfungsplanung 
	in Abstimmung mit IKS und externen Revisionsstellen
> Prüfungsdurchführung 
	in Abstimmung mit externen Revisionsstellen; unter Anwendung von 
	standardisierten Prüfungskonzepten/-programmen)

jährlich vor Revision

jährlich, Kopie an GR

jährlich im November

jährlich im Frühjahr

D-31

D-32

•	Aus- und Weiterbildungskonzept Rechnungsprüfungsorgan
Systematische Bedarfsermittlung aus der alltäglichen Arbeit, den Anforderungsprofilen und den Wünschen der Rechnungsprüfungs-Mitglieder. Abstimmung mit externem Begleitkonzept

laufend

D-10

•	Externes Begleitkonzept Das Rechnungsprüfungsorgan legt fest, wie viel Unterstützung sie braucht in ihrer Aufgabe (Prüfungsplanung, Coaching, Outsourcing) | jährlich im Sommer | | D-33
•	Externe Revisionsstelle | jährlich im Sommer | |
1.9	Externe Begleiter | | |
Neben der internen Fachorganisation bestehen, wo nötig, Partnerschaften mit externen Fachpartnern (ohne Anspruch auf Ausschliesslichkeit bei der Auftragserteilung). Hier geht es darum, in kritischen Fällen schnell und unbürokratisch zu den notwendigen Antworten zu kommen.
•	Versicherungsberater: Felix Muster, Versicherungsberater, 5000 Musterhausen | | |
•	Rechtsberater in Bauangelegenheiten: Hans Muster, Muster-Anwälte AG, 5000 Musterhausen | | |
•	Ingenieurbüro: Peter Muster, Muster-Ingenieurbüro, 5000 Musterhausen | | |
•	Revisionsstelle: Muster-Treuhand AG, 5000 Musterhausen | | |
1.10	Organisation Vertragswesen / Reglemente | | |
Die wesentlichen gültigen Reglemente und Verträge werden zentral gelistet und überwacht.
•	Verzeichnis der gültigen Reglemente  (gemäss eingeführtem Konzept) | laufend; mindestens einmal jährlich per xx.xx | | R-1
•	Verzeichnis der gültigen Verträge (gemäss eingeführtem Konzept) | laufend; mindestens einmal jährlich per xx.xx | | R-2
1.11	Langfristige Ausrichtung | | |
Die langfristige Ausrichtung der Gemeinde wird in verschiedenen strategischen Grundlagen beschrieben. Diese werden periodisch aktualisiert. Damit findet eine kontinuierliche und für Gremien und Bevölkerung transparente Entwicklung statt.
•	Vision | jährlich (an Strategiesitzung Gemeinderat) | | D-11
•	Leitbild | jährlich (an Strategiesitzung Gemeinderat) | | D-11
•	Periodische Risikoeinschätzung / Standortbestimmung | jährlich (an Strategiesitzung Gemeinderat) | | D-12
•	Strategie > Geplante Handlungsgrundsätze, mittel- und langfristig | jährlich (an Strategiesitzung Gemeinderat) | | D-13
•	Führungsgrundsätze > Die Zusammenarbeit fördern, offene Kommunikation, Kontrollkultur, Lücken erkennen und mit externen Partnern schliessen | jährlich (an Strategiesitzung Gemeinderat) | | D-14

•	Haushaltgrundsätze gemäss kantonalen Vorgaben
> Gesetzmässigkeit 	     > Wirtschaftlichkeit
> Haushaltgleichgewicht	     > Verursacherfinanzierung/Vorteilsabgeltung
> Sparsamkeit 	     > Zweckbindung

jährlich (an Strategiesitzung Gemeinderat)

D-15

2	Unterschriftenregelungen / Visumsregelungen / Vollständigkeitskontrollen | | |
2.1	Korrespondenz | | |
Es ist sichergestellt, dass die Korrespondenz stufengerecht durch die jeweils verantwortlichen Personen unterzeichnet wird.
•	gemäss Kompetenzreglement und Funktionsbeschreibung | | | R-5 D-8
2.2	Unterschriftenregelung Banken / PC | | |
Es ist sichergestellt, dass es nicht möglich ist, dass Zahlungen nur von einer Person ausgelöst werden können.
•	KU zu Zweien (Gemeindeammann, Vizeammann, Gemeindeschreiber, Finanzverwalter, Stellvertreter) | Unterschriftenreglement | | R-9
•	Internetbanking: KU zu zweien (Geheimhaltung der Passwörter und Zugänge ist sichergestellt); Berechtigungen wie oben. | Unterschriftenreglement | | R-9
2.3	Visumsregelung Aufwand / Ausgaben | | |
Es ist sichergestellt, dass keine Drittrechnungen bezahlt werden, die nicht vorgängig rechnerisch und sachlich geprüft wurden.
•	Visum auf Einkaufsrechnung durch Besteller / Leistungsempfänger (materielle- und preisliche Kontrolle) | Visumsrichtlinie | | D-64
•	Investitionsausgaben: Visum auf Einkaufsrechnung durch den zuständigen (ev. externen) Projektleiter (z.B. Ingenieurbüro) (materielle- und preisliche Kontrolle) | Visumsrichtlinie | | D-64
•	Visum auf Einkaufsrechnung durch Abteilung Finanzen (rechnerische Prüfung) | Visumsrichtlinie | | D-64
•	Einhaltung Ausgabenkompetenz (Prüfung durch Abteilung Finanzen / zuständiger Ressortchef) | Reglement Ausgabenkompetenz | | R-6
2.4	Ertrag / Einnahmen (Vollständigkeitskontrollen) | | |
Erträge und Einnahmen werden systematisch durch Verkaufs- und Vollständigkeitskontrollen abgesichert, welche die Vollständigkeit der Einnahmen gewährleistet. Die wichtigsten sind:
•	Baukontrollen mit Gebühren (Führung durch die Bauverwaltung) | | |
•	Subventionskontrolle (Führung durch die Finanzverwaltung) | | |
•	Kehrichtgebührenkontrolle (Führung durch die Finanzverwaltung) | | |
•	Kontrolle der Ver- und Entsorgungsgebühren (Führung durch die Finanzverwaltung) | | |
3	Berichterstattung | | |
Die Berichterstattung über die zentralen Führungsgrössen der Gemeinde zu Handen der Führungsgremien und der Bevölkerung findet zeitnah, richtig und zukunftsorientiert statt. Ziel: auf geeigneter Basis gute Entscheidungen treffen.
3.1	Budgetierung und Zielsetzung | | |
•	Gemeinderat aktualisiert Strategie | jährlich, im Sommer | | D-11 bis D-13
•	Finanzverwalter legt Unterhaltsplanung und Projekte (Investitionsplanung) fest | laufend | | D-54
•	Finanzverwalter zeigt Finanzplan mit aktualisierten Investitionsprognosen auf | laufend | | D-53
•	Finanzverwalter erstellt Jahresbudget | jährlich bis im September | | D-55
3.2	Liquidität | | |
•	Finanzverwalter legt Liquiditätsstatus dem Ressortvorsteher sowie den AL vor | monatlich bis zum 5. des Monats | | D-56
•	Finanzverwalter führt laufende Liquiditätsplanung und legt diese dem Ressortvorsteher und AL vor | monatlich bis zum 5. des Monats | | D-56
•	Finanzverwalter führt Anlagespiegel (Vermögensanlage) | laufend | | D-56
3.3	Reporting mit Budgetvergleich | | |
•	Finanzverwalter liefert Reporting mit Prognose bis Ende Jahr dem Gemeinderat ab (Soll/Ist Vergleich mit Hochrechnungen bis Ende Jahr) | monatlich ab dem 30.06 | | D-58
3.4	Jahresabschluss | | |
Der Jahresabschluss wird rechtzeitig und auf Anhieb richtig erstellt. Er liefert den Empfängern (Führungs- und Kontrollgremien, leitende Mitarbeiter, Bevölkerung) die relevanten Informationen. | |
•	Finanzverwalter erstellt und kontrolliert Jahresabschluss | bis 15. März | |
•	Überprüfung und Genehmigung der Teilbereiche des Jahresabschlusses durch Ressortvorsteher | bis 20. März | |
•	Vollständigkeitserklärung durch Gemeinderat und Finanzverwalter | bis 20. März | | D-59
•	Statistik zu Handen der kantonalen Aufsichtsbehörde zur Sichtung | bis 20. März | |
•	Prüfung des Jahresabschlusses durch Rechnungsprüfungsorgan, in Abstimmung mit externer Revisionsstelle. Berichterstattung zum Jahresabschluss mit Antrag zur Genehmigung/Rückweisung an die Gemeindeversammlung / den Einwohnerrat | bis Ende April | |
•	Bericht des Rechnungsprüfungsorgans an den Gemeinderat mit Empfehlungen | bis Ende April | |

•	Externe Revisionsstelle überprüft die Jahresrechnung
und erstatten Bericht an den Gemeinderat
> Bilanzprüfung (gemäss Gerag II)
> Vollrevision oder Spezialprüfung

bis Ende April

•	Grobe Plausibilisierung der Jahresrechnung durch interessierte Kreise (Parteien, Interessenverbände etc.) und durch die Bevölkerung. Genehmigung an der Gemeindeversammlung / Einwohnerratssitzung. | bis Ende Juni | |
•	Grobe Überprüfung der Strukturen der Jahresrechnung (Plausibilisierung) durch die kantonale Aufsichtsbehörde, mit Berichterstattung an den Gemeinderat | | |
4	Detail-Themen | | |
4.1	Kasse | | |
•	Kassenkontrolle wird laufend durch Mitarbeiter geführt | mind. wöchentlich | | D-62
•	Geldverkehrsrevision durch Rechnungsprüfungsorgan | 1-mal jährlich | | D-34
4.2	Spesen | | |
•	Spesenabwicklung gemäss Spesenreglement ausbezahlt | Monatlich | | D-63